Des applis qui changent la vie des TPE-PME

Les entrepreneurs ont l’embarras du choix : une multitude de services en ligne existent pour gérer les factures, alimenter les réseaux sociaux, trouver des clients…

Gérer les factures, alimenter les réseaux sociaux, trouver des clients… Le quotidien d’une entreprise est rythmé de tâches, parfois fastidieuses, qui peuvent être déléguées. Une myriade d’applications et de plates-formes, gratuites ou payantes, répondent à ces besoins. A commencer par WhatsApp, dont les discussions de groupe fluidifient la communication interne, à l’occasion d’un salon par exemple.

A l’instar de la filiale de Facebook, dont la version « business » vise « les propriétaires de petites entreprises », d’autres géants comme Microsoft leur proposent des « solutions 100 % digitales ». Si son tableur Excel semble dépassé car jugé trop lourd, la multinationale a créé, entre autres, un PowerPoint traduit dans plus de 60 langues. Merci l’intelligence artificielle.

En parallèle, des start-up planchent sur des algorithmes capables de ranger puis analyser, (presque) en temps réel, une masse de données d’une même entreprise. Des devis aux notes de frais en passant par les mouvements bancaires… Moins le nez dans la paperasse, les entrepreneurs abonnés à ces applis se concentrent davantage sur leur cœur de métier.

Enfin, la révolution numérique bouleverse aussi l’animation au sein de l’entreprise ou encore la prospection. Avec le même objectif : gagner du temps.

Être à la page sur les réseaux sociaux

La solution Artur’in remplace le community manager/Artur’in

Pas le temps de vous faire connaître sur les réseaux sociaux et encore moins les moyens de vous payer un community manager ? Artur’in se charge de vous rendre visible sur la Toile. A partir de 99 € par mois, cette solution basée sur l’intelligence artificielle « crée un blog, une newsletter mensuelle, gère les campagnes mails et sélectionne chaque jour parmi 90 000 articles ceux qui correspondent à votre activité pour alimenter vos réseaux sociaux (Google My Business, Facebook, Linkedln, Twitter) », précise Paul Lemonnier, responsable marketing de la start-up. « Ce service de proximité est très ciblé et permet un travail de fond qu’il me serait impossible de faire, estime Yann Kahil, gérant de l’agence Batignolles Immobilier à Paris. L’information diffusée à mes prospects et clients est de qualité et pertinente, cela m’économise un emploi à mi-temps… En six mois, deux anciens clients sont revenus vers moi grâce à Artur’in ».

Gérer congés et notes de frais

Figgo, le logiciel des congés payés et des RTT./DR

La start-up Lucca a développé tout une série de solutions pour simplifier la vie des entreprises dont Figgo, en matière de gestion administrative des congés et RTT, et Cleemy, pour les notes de frais. Ses outils sont accessibles en ligne sur abonnement (3,20 € par salarié-utilisateur et par mois pour une entreprise de 20 personnes, hors coûts d’installation à partir de 1 000 €). Ils permettent à chaque collaborateur, où qu’il soit, de poser ses congés, de consulter son solde de RTT et d’en finir avec les justificatifs papiers. La photo d’une addition ou d’un ticket de péage prise à partir de l’application pour smartphones suffit à créer une dépense. Dotée de la reconnaissance optique des caractères, Cleemy saisit immédiatement sa date, son lieu et ses montants (hors et avec TVA). « Les entreprises n’ont plus besoin de stocker leurs justificatifs papiers, souligne Marie Lambert, responsable commerciale chez Lucca. Nous disposons de la certification par cachet serveur d’un tiers de confiance qui garantit l’intégralité et l’horodatage de chaque ticket numérisé en cas de contrôle. »

Ravie de ne plus jongler avec les fichiers Excel, la biscuiterie Michel et Augustin (120 salariés) ne peut plus s’en passer. « Ces outils ont révolutionné notre manière de travailler : on économise un tiers de notre temps de travail, on évite les multiples saisies manuelles et les erreurs qui vont avec », explique sa responsable RH, Clémence Delacommune.

Tester un marché à l’export sans se déplacer

La TPE Céline Robert Chapeaux utilise la plate-forme Oohee pour vendre ses couvre-chefs en dehors de nos frontières/DR

Pour la TPE sarthoise Céline Robert Chapeaux, la plate-forme Oohee, qui met en relation des entreprises et des expatriés établis dans 150 pays, est une aubaine. « Avec la fondatrice, on voyage déjà beaucoup et on n’a pas le temps d’aller partout dans le monde », explique Axelle Jarrossay, la directrice commerciale. Le fabricant de couvre-chefs, qui réalise 80 % de son chiffre d’affaires à l’export, cherche actuellement un francophone installé au Japon. Plusieurs candidats de la communauté des 7 500 « Ooheers » ont postulé. Branché mode et commerce international, l’heureux élu devra visiter deux salons puis envoyer un rapport détaillé. Objectif ? Savoir si ces événements méritent le déplacement en vue des prochaines éditions. « On veut mieux connaître le marché japonais, mais économiser des allers-retours en avion et des nuits d’hôtel », savoure Axelle Jarrossay. Coût de la mission : 750 €, soit 500 € bruts pour l’expatrié et 250 € de commission.

Des PowerPoint traduits en temps réel

Hors de question pour Microsoft de se laisser distancer en matière d’innovations. « Chaque année, notre offre business s’étoffe d’une centaine de nouvelles fonctionnalités », souligne Carole Benichou, directrice de la division Microsoft 365 du groupe en France. Son logiciel PowerPoint (à partir de 8,80 € HT par utilisateur/mois) propose depuis peu la traduction instantanée d’une présentation dans plus de 60 langues. « L’intelligence artificielle (IA) analyse le document et le traduit aussitôt dans le respect de sa mise en page et quel que soit le nombre de ses slides », souligne-t-elle. Mieux encore, l’IA permet de traduire en temps réel les propos de l’orateur pendant sa présentation. Le sous-titrage apparaît alors en bas de la présentation PowerPoint. Et dans le cas où l’auditoire parle plusieurs langues, chacun pourra lire ses propres sous-titres depuis l’écran de son smartphone (après lecture d’un QR Code généré au lancement du PowerPoint).

Cogérant du cabinet de conseil Vaersus (9 salariés), Vincent Lemière l’a adopté pour prospecter à l’étranger : « L’IA affine sa traduction à la fin de chaque phrase en tenant compte du contexte général, y compris en y intégrant des expressions propres à chaque secteur professionnel. Cela nous permet de profiter de sous-titres fidèles dans les différentes langues de nos clients ».

Mieux gérer ses comptes bancaires

Compatible avec 350 banques, l’application Bankin’ permet de suivre l’historique de ses dépenses/DR

L’application Bankin’ facilite la gestion des comptes bancaires professionnels. Elle permet de suivre catégorie par catégorie l’historique de ses entrées et sorties d’argent, de créer une alerte en cas de dépassement d’un seuil et d’obtenir un prévisionnel mensuel. Contrairement aux applications bancaires, « notre algorithme apprend au fur et à mesure de chaque prélèvement et reconnaît les opérations répétitives, souligne Joan Burkovic, cofondateur de l’application lancée en 2011. Il peut prévoir votre solde à venir en fin de mois et anticiper un découvert en cas de non-paiement d’un fournisseur. »

Seul acteur indépendant du marché, Bankin’ est compatible avec 350 banques dans quatre pays et permet des virements entre dix d’entre elles. Son coût : 19,99 € par mois ou 99 € par an. Cet outil soulage au quotidien Jérôme, à la fois autoentrepreneur en services informatiques, salarié d’un grand groupe et gérant de son syndic de copropriété. « Disposer d’un historique de mes dépenses, de leur classement automatique par catégorie et d’un prévisionnel me soulage dans la gestion de mes cinq comptes, dans quatre banques différentes », assure-t-il.

Suivre un chantier au quotidien

Cet ouvrier qui pianote sur son téléphone vogue-t-il sur les réseaux sociaux au lieu de travailler ? Que nenni ! Il suit l’évolution du chantier. L’application Capeb, de la Confédération de l’artisanat et des petites entreprises du bâtiment, permet en effet de créer un dossier client, y ranger des devis et factures scannés mais aussi des photos afin de suivre l’évolution précise des travaux.

« C’est pratique avec les clients très procéduriers », note Sandrine Eudo, qui pilote les ressources humaines chez Eudo David, PME bourguignonne spécialisée dans le chauffage au bois. Autre avantage, les notifications concernant l’actualité de la profession : « J’utilise l’application pour l’aspect juridique, les nouvelles réglementations, le rappel des réunions de la Capeb et ses formations… Récemment, j’ai inscrit notre salariée à une session sur l’établissement des devis », raconte la femme du patron. Et d’annoncer la fin du syndrome de l’isolement chez l’artisan : « S’il a un souci avec un employé qui ne vient pas le matin, il se renseigne sur ce qu’il peut faire, sinon il appelle l’assistance juridique. » Dans cette appli, gratuite pour les adhérents de 25 antennes départementales de la Capeb, « tout est condensé », conclut-elle.

Une compta en temps réel

Factures, notes de frais… L’application Tiime permet à Sébastien Camus, consultant en web marketing, de suivre prélèvements, virements et autres mouvements d’argent, grâce à une connexion à son compte bancaire. Consultable via smartphone et ordinateur, chaque opération est classée par catégorie : restauration pour une addition, transport pour un billet de train… « Ce tableau de bord des dépenses courantes est complété par une répartition en temps réel du chiffre d’affaires », se félicite le client de Tiime. Outre les 500 € dépensés pour la réalisation de son bilan comptable annuel, ce dernier paie 99 € par mois pour ce service « avec prestation expertise-comptable », incluant les déclarations de TVA, des cotisations ou même procédures à la suite d’un déménagement du siège social. « Par an, cela me fait environ dix jours que je consacre au commercial et à la vie de famille. Pour un indépendant qui travaille du lundi au vendredi et parfois le soir, c’est utile pour la sérénité psychologique. »

Des réunions rapides et ludiques

« Ce n’est pas donné à tous de prendre la prendre la parole devant tout le monde. Parfois, il faut trouver des formes d’expression plus ludiques. » Eric Troussel, à la tête du cabinet de conseil Amnyos, dépense 561 € par an pour que ses consultants en politiques publiques auprès des collectivités utilisent Beekast. Cette application mobile vise à dynamiser un séminaire ou une formation. Concrètement, l’organisateur d’une réunion crée un sondage ou un quiz via son smartphone et les participants répondent depuis le leur. Questions et réponses sont projetées en direct sur un écran et visibles sur l’appli. Un compte-rendu sous forme de graphiques est consultable dès la fin de celle-ci. « Plus besoin, donc, de retranscrire les sondages papier de chaque participant dans un fichier. La synthèse immédiate permet d’analyser à chaud les résultats et de les envoyer rapidement aux clients. C’est une journée gagnée », conclut-il.

Source: Leparisien.fr

2018-09-13T11:30:00+02:0013 septembre 2018|Catégories : Digital, Gestion, PME, TPE|Mots-clés : , , , |0 commentaire

TPE : 5 étapes simples pour choisir son logiciel comptable

En matière de logiciels de comptabilité, l’offre est grande et a beaucoup évolué ces dernières années. Comment s’y retrouver ? Quels critères doivent absolument être pris en compte ? Retrouvez un guide clair en 5 étapes et une liste-clé d’éléments à vérifier pour vous aider à faire le bon choix !

« Celui-là a l’air top, en plus il gère la liasse fiscale et prend en compte les dollars ! Ah par contre ça ne va pas aller niveau budget… Et celui-là ? Il a même une app mobile ! Mais tu as vérifié la conformité légale et le nombre d’utilisateurs ? »

Startups, PME, TPE : ce moment est souvent autant attendu que redouté. Choisir un logiciel de comptabilité est une décision-clé de la vie d’une entreprise, qui amène un gain d’efficacité considérable. Pourtant, devant la multitude de logiciels existants, choisir peut vite se transformer en parcours du combattant. D’autant que les dernières innovations font entrer de nombreux critères en jeu qui vont plus loin que la seule saisie comptable (ergonomie, mobilité, intégrations…). Voici un guide simple et une checklist de questions à se poser, pour trouver LE logiciel parfait !

Étape 1 – Pourquoi avoir un bon logiciel est-il indispensable ?

Le logiciel va vous permettre de professionnaliser toute votre gestion comptable. Vous passez ainsi à un stade supérieur de gestion : optimisé, précis et fiable. Parmi les nombreux avantages apportés, on peut citer :

  • Centralisation et traçabilité des données financières (tableaux de bord de gestion clairs)
  • Diminution du risque d’erreurs (liées parfois à la saisie manuelle)
  • Rationalisation des processus (facturation, devis, liase fiscale etc.)
  • Conformité légale (donc aucun risque de sanction)
  • Conséquences : vous avez une bien meilleure visibilité sur l’activité quotidienne de l’entreprise ! Une vraie aide pour prendre les bonnes décisions stratégiques, sans parler du gain de temps amené par l’automatisation des process.

Étape 2 – Comment démarrer sa recherche du parfait logiciel ?

Ça y est votre fichier Excel devient définitivement inadapté, vous êtes débordé et avez saisi l’importance (voire l’urgence !) de vous doter d’un bon logiciel de compta. Mais par où commencer ? Déjà, récoltez des avis !

  • Votre expert-comptable sera d’excellent conseil, connaissant bien l’offre de logiciels disponibles, ainsi que vos besoins. Attention tout de même à ne pas vous fier à son seul avis, puisqu’il est aussi dans son intérêt de vous conseiller le logiciel le plus arrangeant par rapport à son fonctionnement.
  • N’hésitez pas aussi à questionner votre réseau professionnel, partenaires etc. sur leurs expériences & choix en matière de comptabilité et gestion.

Étape 3 – Quel logiciel pour quel type d’entreprise ?

Plusieurs types de logiciels existent selon votre profil :

  1. TPE avec expert comptable: logiciel simple avec les fonctionnalités de base sur la tenue de la compta, voire aussi la facturation et les devis.
  2. Entreprises gérant leur compta en interne : logiciels complets intégrant tout le processus comptable (déclaration TVA, liasse fiscale, notes de frais, etc.).
  3. PME / grandes entreprises préférant faire appel à un ERP : logiciel qui centralisera toutes les données, pour aller plus loin que la seule gestion comptable. Ils sont souvent sur-mesure, couvrant des besoins spécifiques. Retrouvez-ici comment choisir et implémenter un ERP.
  4. Entreprises dans des secteurs spécifiques : certains logiciels sont particulièrement adaptés à des métiers (bâtiment, restauration par exemple)
  5. Pour vous aider à y voir plus clair, voici un Top 7 de logiciels qui vont vous faire… aimer la comptabilité (oui oui c’est possible !).

Étape 4 – La checklist incontournable de questions à se poser

Tips :

  • Ayez une vision long terme ! Vous connaissez une croissance rapide ? Prenez-le en compte pour ne pas avoir à changer de logiciel d’ici quelques mois…
  • Choisissez de préférence le logiciel d’un éditeur reconnu. Vous serez ainsi assuré de certaines garanties (mises à jour, réglementation, support etc.).
  • Si vous décidez de gérer votre comptabilité avec un éditeur de devis et facture, faites attention à ce que celui-ci soit compatible avec les logiciels de votre expert-comptable (concernant l’intégration des données).

Étape 5 – Test… and learn !

La majorité des logiciels disposent d’une version gratuite, sans engagement qui vous permet de les tester durant 30 jours. Une fois votre shortlist de logiciels établie, n’hésitez pas à les tester pour vous familiariser avec l’outil et les fonctionnalités ! Vous serez plus à l’aise avec certaines ergonomies que d’autres par exemple (présentation des tableaux de bord et des rapports etc.).

Il existe aussi des comparateurs en ligne qui peuvent vous aider à affiner votre choix ou conforter vos idées :

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour trouver le parfait logiciel de compta, celui qui va vous faire gagner du temps et accompagner votre croissance. Ces dernières années ont vu l’émergence de nombreuses nouveautés dans le domaine qui diversifient fortement l’offre de logiciels. Et les innovations ne sont pas prêtes de s’arrêter avec l’arrivée des chatbots, l’intégration toujours plus facile avec des app-tierces… Avec le bon logiciel, la comptabilité n’a jamais été aussi agréable!

Source : daf-mag

2018-06-14T09:47:37+02:0014 juin 2018|Catégories : Digital, Gestion, TPE|Mots-clés : , , , |0 commentaire
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