Converties, de gré ou de force, au travail hybride, les entreprises doivent faire face à de nouveaux défis. Comment s’assurer de préserver la culture d’entreprise et garantir la cohésion des équipes ?
Converties, de gré ou de force, au travail hybride, les entreprises doivent faire face à de nouveaux défis. Si la flexibilité, en termes de lieu comme d’horaires, est la nouvelle norme, elle apporte néanmoins avec elle de nouveaux défis pour les dirigeants. Dans ce contexte, comment s’assurer de préserver la culture d’entreprise, ses valeurs et ses assets, et comment garantir une cohésion des équipes optimale ? Découvrons quelles sont les meilleures pratiques essentielles pour réussir cette transition.
Passer du management « traditionnel » au management « collaboratif »
L’avènement d’une nouvelle ère où le travail hybride est la nouvelle norme est sans conteste une bonne chose. Les employés ont bien plus de liberté et bénéficient d’une plus grande flexibilité, que ce soit en termes de lieu de travail comme d’horaires. Les entreprises qui ont traversé avec succès les différentes crises de ces dernières années – sanitaire comme économique et géopolitique – étaient toutes agiles et flexibles. Mais lorsque les interactions physiques entre les collaborateurs se réduisent, comment garantir la cohésion des équipes et conserver la transmission des valeurs de l’entreprise ?
Une des réponses vient des encadrants. Le travail hybride implique un management hybride et collaboratif. Il revient donc aux responsables de mettre en place de nouvelles pratiques. L’enjeu du manager collaboratif est de mettre en place, restaurer ou renforcer la confiance, donner le choix, obtenir la coopération, le tout dans la convivialité pour mobiliser l’intelligence collective…en résonance avec les valeurs de l’entreprise. Ici, les managers sont les garants de la communication. Si les informations ou objectifs clés de l’entreprise ne sont pas ou bien communiqués à l’ensemble de l‘entreprise, la démarche a peu de chance d’être couronnée de succès.
Pour aider les entreprises au quotidien dans cette mission, les plateformes collaboratives ‘tout-en-un’ peuvent jouer ce rôle en centralisant toutes les ressources de l’entreprise dans un centre de connaissance ouvert à tous les collaborateurs et régulièrement mis à jour. L’ONG Makesense, présente sur cinq continents, capitalise sur cette approche pour faciliter la collaboration mais aussi créer des liens malgré la distance. En l’occurrence, leur base de connaissances s’est révélée encore plus utile dans le contexte de la crise sanitaire, alors que le travail à distance devenait la norme. Beaucoup d’employés en ont profité pour s’approprier davantage l’outil et explorer des fonctionnalités plus complexes mais aussi, et surtout, l’utiliser pour renforcer l’esprit d’équipe. Par exemple, les profils très détaillés des employés des Philippines ont permis de créer des liens de manière virtuelle, en l’absence d’une vie de bureau.
Des outils au service d’une communication transparente
Le deuxième pilier repose sur la transparence. Si l’ancien monde du management aimait créer des silos, verticaux ou horizontaux, le plus souvent par peur de la réaction de l’autre ou d’une perte de pouvoir (en réalité non fondée), le nouveau monde est l’âge de la transparence. Qu’est-ce que la transparence en entreprise ? Il s’agit avant tout de permettre à chaque collaborateur d’avoir accès à toutes les informations pertinentes pour son travail, et cela, quelle que soit sa position dans la hiérarchie.
Et ça tombe bien car les outils numériques dernière génération permettent de centraliser dans un seul et même espace toutes les connaissances de l’entreprise, les collaborateurs peuvent donc facilement retrouver tout ce qui leur est nécessaire pour accomplir leur travail efficacement et se concentrer sur l’essentiel. Cette approche apporte une cohérence d’ensemble au travail accompli, libère la créativité et génère ainsi de la valeur ajoutée et des gains de productivité propices au développement de l’entreprise comme à celui de ses collaborateurs. Cette dynamique de transparence concourt aussi à accélérer les synergies avec toutes les parties prenantes internes et externes de l’entreprise. Lorsque chacun a accès à la bonne information, au bon endroit et au bon moment, les projets avancent rapidement. Il revient d’ailleurs aux nouveaux managers de s’assurer que cette transparence est correctement mise en œuvre et qu’elle perdure dans le temps. Enfin, cette transparence contribue également à garder les équipes alignées, c’est-à-dire que chacun des membres de celle-ci à le même niveau d’information.
Le témoignage de Lydia vient illustrer ces éléments. La « super-app » bancaire lancée en 2013 s’est tournée vers une application de travail tout-en-un pour centraliser et formaliser toute la connaissance de l’entreprise, afin de la rendre facilement accessible à tous. Elle a ainsi construit une source unique de documentation qui permet d’orchestrer un suivi clair et efficace de tous les projets et gagner un temps précieux à l’ensemble des équipes pour se concentrer sur les sujets clés pour son développement.
Être à l’écoute
L’hybridation du travail signifie que les collaborateurs travaillent désormais souvent de manière asynchrone, à des horaires différents et depuis des endroits différents. Pour s’assurer de la bonne santé de leurs collaborateurs, les dirigeants doivent être encore plus à l’écoute qu’avant. Pour cela, il faut créer des canaux de discussion avec les employés, qui seront dédiés à cette écoute et mettre en place des moments dédiés à ces échanges, qui doivent être distincts des réunions liées à un projet professionnel. C’est le meilleur moyen de détecter à la fois les signaux faibles et les remontées d’information pour améliorer l’organisation. Les signaux faibles sont des petites informations, souvent négligées, mais qui doivent mettre à puce à l’oreille du manager. Un collaborateur n’est plus présent à ces rendez-vous ? Il signale qu’il est souvent débordé ? Il faut alors que son manager fasse un point avec lui pour comprendre ce qui se passe et s’il est nécessaire de prendre des mesures pour améliorer son bien-être.
Ces échanges sont aussi l’occasion de collecter des retours des collaborateurs sur les améliorations de l’environnement de travail. Les managers ont tout à gagner d’être à l’écoute des employés, autant pour s’assurer de leur productivité que de leur bien être.
Des outils flexibles et évolutifs
Un management hybride implique de repenser le choix des outils numériques à utiliser de manière à ce que chacun puisse accomplir ses missions, en disposant d’outils évoluant au gré de leurs besoins. Les outils existants sont-ils toujours adaptés ? Permettent-ils le travail asynchrone et synchrone, et sont-ils suffisamment adaptables, évolutifs et agnostiques ? Autant de questions qui permettront aux responsables de bien choisir leurs outils, qui sera la fondation de leur management hybride. Les entreprises doivent donc trouver la meilleure façon de gérer leurs équipes hybrides de manière à ce que chacun puisse accomplir ses missions, en disposant d’outils personnalisables et évoluant au gré de leurs besoins.
Dernier point, mais pas des moindres : faciliter l’appropriation de ses solutions, partager les bonnes pratiques et impliquer les collaborateurs/utilisateurs finaux dans le choix de ces outils. Un rôle au cœur des missions du manager collaboratif. Sinon tout ceci ne sera que des vaines paroles. Il est vital que les encadrant adoptent les nouveaux outils numériques, que ce soit pour communiquer ou pour rassembler les informations dans un seul espace numérique et en faire un centre de connaissances unique et fiable. Ce n’est qu’en montrant l’exemple que les managers vont donner envie à leurs équipes de faire de même.
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